يشكل التكديس الرقمي خطرًا كبيرًا وغالبًا ما يتم التقليل من شأنه على الأمن السيبراني، ويمتد إلى ما هو أبعد من مجرد مشكلة إنتاجية بسيطة، كما تقول آنا كولارد، نائبة الرئيس الأول لاستراتيجية المحتوى ومستشارة CISO في KnowBe4 Africa (http://www.KnowBe4.com/).

مثل المرآب الذي يمتلئ ببطء بالصناديق المنسية، أصبحت مساحات عملنا الرقمية مستودعات للبيانات غير المدارة. نحن جميعًا على دراية بأسطح المكتب المزدحمة، وصناديق البريد الوارد الممتلئة، والملفات الشخصية المحفوظة على أجهزة العمل. هذا هو التكديس الرقمي – التراكم القهري والاحتفاظ بالأصول الرقمية بما يتجاوز عمرها الافتراضي أو حاجتها التجارية.

توضح كولارد: "يتضمن ذلك تخزين إصدارات متعددة من المستندات، والاحتفاظ ببرامج قديمة، والاحتفاظ بحسابات غير مستخدمة، وحفظ قواعد بيانات قديمة".

على عكس الفوضى المادية، يخلق التكديس الرقمي خطرًا غير مرئي – قد لا يعرف الناس حتى ما هي البيانات التي يخزنونها أو أين. تعلق قائلة: "قد نقوم بتخزين ملفات شخصية مختلطة مع بيانات العمل عبر منصات وأجهزة متعددة".

"قد يعني هذا أن المشاريع المهجورة التي تحتوي على معلومات حساسة للعملاء لا تزال قابلة للوصول، بينما يمكن أن تعمل الأنظمة القديمة جنبًا إلى جنب مع البنية التحتية الحديثة، مما يخلق فجوات أمنية."

تشكل حسابات البريد الإلكتروني التي تحتوي على سنوات من المراسلات، بما في ذلك المعلومات السرية، خطرًا أمنيًا كبيرًا أيضًا. تشارك قائلة: "إذا تركت دون رقابة، فإن حسابات التخزين السحابي، ومحركات الأقراص المشتركة، والأجهزة الشخصية يمكن أن تتراكم جميعها كنزًا من البيانات غير المصنفة".

لماذا نكدس البيانات الرقمية

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل الناس يكدسون البيانات. تقول كولارد: "هناك عقلية 'قد أحتاج هذا في يوم من الأيام' التي تدفع الناس إلى الاحتفاظ بالمعلومات، فقط في حالة". "هناك أيضًا خوف من اتخاذ قرار خاطئ بحذف ملف حرج، لذلك من الأسهل الاحتفاظ بكل شيء."

قد يكون لدى بعض الموظفين ارتباط عاطفي بعملهم، مما يجعل من الصعب عليهم التخلي عن المشاريع القديمة. في حالات أخرى، يؤدي عدم وجود سياسات تنظيمية واضحة بشأن الاحتفاظ بالبيانات إلى ترك الموظفين يضعون قواعدهم الخاصة. تلاحظ كولارد: "عندما لا توجد إرشادات واضحة، غالبًا ما يكون السلوك الافتراضي هو حفظ كل شيء".

الآثار الأمنية للفوضى الرقمية

يؤدي تراكم البيانات هذا إلى إنشاء سطح هجوم أكبر لمجرمي الإنترنت. تحذر كولارد: "كل حساب وجهاز هو نقطة دخول محتملة". "قد تحتوي البرامج القديمة على ثغرات أمنية غير مصححة، ويمكن أن تكون المستندات القديمة التي تحتوي على معلومات حساسة منجم ذهب للمهاجمين."

في حالة اختراق البيانات، يجعل التكديس الرقمي من الصعب تحديد ما تم اختراقه. يمكن أن يؤدي الحجم الهائل للبيانات إلى إرباك فرق الأمن، ويمكن أن يؤدي وجود ملفات شخصية على أجهزة العمل إلى طمس الخطوط الفاصلة بين المسؤولية الشخصية والشركة. علاوة على ذلك، فإن الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول مما هو مطلوب قانونيًا يمكن أن يؤدي إلى عدم الامتثال للوائح مثل قانون حماية المعلومات الشخصية (POPIA).

كيفية ترتيب مساحة عملك الرقمية

تعتقد كولارد أن معالجة التكديس الرقمي تتطلب مزيجًا من السياسات الواضحة والتكنولوجيا سهلة الاستخدام وتغيير في الثقافة التنظيمية.

تتمثل الخطوة الأولى الحاسمة في وضع سياسات واضحة للاحتفاظ بالبيانات تحدد المدة التي يجب الاحتفاظ بها بأنواع مختلفة من المعلومات. يجب أن تكون هذه السياسات مؤتمتة حيثما أمكن، مع مطالبات تلقائية تؤدي إلى مراجعات البيانات وإجراءات التنظيف. تقترح: "استخدم أدوات منع فقدان البيانات لتحديد المعلومات الحساسة وتصنيفها تلقائيًا"، و "ضع جداول منتظمة للتنظيف الرقمي كجزء من عمليات العمل القياسية".

يجب على المنظمات أيضًا تسهيل حذف الملفات بدلاً من الاحتفاظ بها. وتؤكد: "من خلال توفير أدوات أرشفة وحذف بسيطة بنقرة واحدة، يمكن للمنظمات إنشاء عمليات التخلص الآمنة التي يثق بها الموظفون". يمكن أن يؤدي تطبيق تكاليف التخزين المتدرجة أيضًا إلى جعل التكديس مكلفًا، بينما يمكن للأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي اقتراح ملفات للحذف بناءً على العمر وأنماط الوصول. المبدأ التوجيهي العملي هو قاعدة العام الواحد – إذا لم تقم بالوصول إلى ملف خلال عام، فقم بأرشفته أو حذفه. تعد هياكل المجلدات الواضحة ذات اصطلاحات التسمية المتسقة والمراجعات المنتظمة لأذونات الوصول المشتركة ضرورية أيضًا.

في النهاية، يتطلب الترتيب الفعال من المنظمات الانخراط في تغيير ثقافي وسلوكي. تقترح: "اعترف وكافئ الموظفين الذين يحافظون على مساحات عمل رقمية نظيفة"، و "زود موظفيك بتدريب شامل على الوعي الأمني حول المخاطر المرتبطة بالتكديس الرقمي".

من خلال خلق المساءلة بين الأقران من خلال تحديات التنظيف الجماعية، تعتقد كولارد أنه يمكن الفوز في المعركة ضد التكديس الرقمي. وتختتم قائلة: "شجع موظفيك على مشاركة قصص نجاحهم في تحسين الكفاءة من خلال إدارة أفضل للبيانات". من خلال التعامل مع التكديس الرقمي ليس كمشكلة تقنية بحتة ولكن كسلوك بشري، يمكن للمنظمات تجاوز إدارة التخزين البسيطة لبناء ثقافة أكثر مرونة وأمانًا، وهو أمر بالغ الأهمية للإدارة الفعالة للمخاطر البشرية الموجودة في كل منظمة